Club reglementen
Mixed Hockeyclub Oosterbeek
Privacyverklaring
1. Begripsbepaling
In dit document wordt verstaan onder:
1.1 MHCO, de vereniging Mixed Hockeyclub Oosterbeek (MHCO) gevestigd te Oosterbeek en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40121160;
1.2 Lisa / lisa-app, de verzameling van officieel door het bestuur van MHCO aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA, betreft dit koppelingen met: KNHB (ten behoeve van het digitaal wedstrijdformulier en LISABond/bonduitwisseling), Mailchimp (nieuwsbrieven) en Drillster (in verband met examen inzake arbitrage);
1.3 Website, de verzameling van officieel door het bestuur van MHCO ingezette communicatiemiddelen zoals de website van MHCO, www.hockeyoosterbeek.nl en overige sociale netwerken waarop MHCO een profiel heeft (Facebook en X);
1.4 Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag zijn voorbeelden van Persoonsgegevens;
1.5 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens;
1.6
Lid, zoals omschreven in de Statuten MHCO en nader gespecificeerd in het Huishoudelijk Reglement MHCO. Het betreft degene die zich via de Website inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);
1.7 Vrijwilliger, degene die via de Website als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;
1.8 Bezoeker, degene die van de Website gebruik maakt en zeer beperkte mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;
1.9 Beheerder, de persoon die door het bestuur van MHCO is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of lisa-app. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) en ‘Website Beheer en Beheer LISA’ (webmaster) binnen LISA2 beschikt;
1.10 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de lisa-app. Een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;
1.11 Datalek, betreft de situatie als er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens. Privacyverklaring Mixed Hockeyclub Oosterbeek
2. Algemeen
2.1 De hockeyvereniging MHCO is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
2.2 Door de Website en/of lisa-app van MHCO te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn. 2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of lisa-app niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan MHCO.
3. Verwerking van Persoonsgegevens
3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van MHCO uit:
a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene;
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Alleen Beheerders (geautoriseerde personen zie 1.9) kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of lisa-app Verwerken.
3.3 Iedere Beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging MHCO.
3.5 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij MHCO en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail bij zijn/haar profiel).
3.6 MHCO verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of lisa-app Persoonsgegevens verstrekken aan MHCO in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
a) bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de lisa-app slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
b) voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie verwerkt MHCO de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);
c) om zich in te schrijven als Lid via de Website en hierbij door MHCO ondersteund te worden, dient een Lid: Privacyverklaring Mixed Hockeyclub Oosterbeek
1) verplicht diens volledige naam, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, mobiele telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken;
2) verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer en tenaamstelling, te verstrekken.
3.7 De verstrekte Persoonsgegevens worden door MHCO uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld. 3.8 MHCO kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van MHCO die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via [email protected].
4. Beeldrecht
Tijdens de trainingen, wedstrijden en/of hockey gerelateerde activiteiten bij MHCO worden regelmatig foto's genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van MHCO, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of lisa-app van MHCO verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid betreft geen algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van Leden en bezoekers kunnen worden opgenomen op Website en/of lisa-app ten behoeve van teamidentificatie.
5. Melding
5.1 Voor het verwerken van Persoonsgegevens is MHCO vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.
5.2 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht.
5.3 Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het MHCO bestuur conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.
6. Doorgifte aan derden
6.1 MHCO heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie MHCO een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
6.2 Voor het overige zal MHCO de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv. sponsoren) delen, tenzij: Privacyverklaring Mixed Hockeyclub Oosterbeek
a) door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;
b) dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van MHCO in het belang van haar Gebruikers is.
7. Cookies
7.1 MHCO maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de lisa-app wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of lisa-app voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of lisa-app op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld. Door LISA worden op de verenigingswebsites geen tracking-cookies of andere reclamegeoriënteerde elementen geplaatst.
7.2 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de lisa-app werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.
8. Google Analytics
MHCO heeft op dit moment geen eigen Google Analytics-code, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”) op de website. Wel worden er cookies gebruikt voor LISA-team (ledenlogin op de website). Er wordt bijvoorbeeld bijgehouden welke ‘schermen’ in de lisa-app worden gebruikt. Daarnaast heeft ons ledenadministratiesysteem “LISA” op iedere website hun eigen GAcode draaien, zodat zij daar statistieken van kunnen zien. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. MHCO is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.
9. Sociale netwerken
9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook of Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. MHCO heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. MHCO is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit. Privacyverklaring Mixed Hockeyclub Oosterbeek
10. Links naar en cookies op websites van derden
Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. MHCO is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Privacyverklaring Mixed Hockeyclub Oosterbeek Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.
11. Inzage en correctie
De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk account op ‘Mijn Team, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected].
12. Bewaartermijn
12.1 MHCO bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij MHCO op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:
a) de bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt maximaal twee jaar gerekend vanaf einde lidmaatschap;
b) de bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;
c) indien gegevens ten behoeve van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.
12.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft MHCO graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.
13. Beveiliging
MHCO heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder: a) opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups en b) toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account. Ondanks dat MHCO alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
14. Wijzigingen
MHCO behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de Website en/of de lisa-app houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde privacyverklaring van MHCO.
15. Contact
In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kan contact worden opgenomen met MHCO via [email protected].